السلام عليكم ورحمة الله وبركاته0

الاخ العزيز ابو فوزان - حفظه الله 0



اسمح لي ان اسجل اعجابي بك من خلال طرحك الراقي للمواضيع واختيارك المميز لها من حيث اهميتها في تسلسل متطلبات العمل التقني والمهني 0

هذا الكلام الذي تم سرده تحت عنوان (تجارب د . لطفي .. من واقع خبرته لاكثر من اربعين عاما ..)

لهو كلام مهم جداً جدً ، وهو من وجهة نظري يكاد يكون محاضرة قيمة جسدت بين ثناياها سطور من الخبرات نقلت الينا مرصوصة على احدى صفحات هذا المنتدى متجاوزة ساعات العناء والمكابدة التي عاشها د0 لطفي خلال الاربعين عام 0

وكم كنت اتمنى ان ارى ردود او تعليقات لبعض المدراء الإداريين وهم كثر او الذين لهم اهتمامات بعلم الإدارة من المحسوبين على مؤسسة البريد السعودي ليخرجوا علينا ببعض ما يدعوا بمعرفته بأمور الإدارة الحديثة او التي اكل وشرب عليها الدهر من التي نكتوى بها مرغمين 0

اقول ياليت ان يتم طباعة وتوزيع هذه المحاضرة كما اسميتها انا على جميع الإداريين لإهميتها فهي غنية بكل ما تحتويه من تجارب او اهداف او نصائح وارشادات لتعطي معنى وقيمة حقيقية لمفهوم الإدارة الحديثة وانعكاساتها الايجابة على المجتمع العامل في القطاعات العامة والخاصة 0

وسوف اقتبس بعض الامور المهمة التي وردت في هذه المحاضرة ومنها :

يقول : - د لطفي 0

1 ) فالعامل الإداري أهم من الأسس الرئيسية التي تعتمد عليها اقتصاديات الكثير من الدول.
كما أن عدم وجود جهاز لتحديد المعايير في كثير من الدول يجعلنا لا نعلم الخطط الإستراتيجية لقطاعاتنا العامة والخاصة.
2 )على الرغم من أن الإدارة علم له نظرياته وأسسه وقواعده التي استقرت منذ عشرات السنين، والتي يصعب إن لم يكن يستحيل على أي قائد إداري أن ينجح في عمله بدون الإلمام بها، إلا أن الخبرة في العمل الإداري تظل على جانب كبير من الأهمية. وإذا كانت الخبرة تكتسب من ممارسة العمل الإداري فإنها يمكن أن تكتسب أيضاً من التعرف على التجارب الرائدة.
3 )وقد خرجت من هذه التجربة ة بأن الإدارة لها ستة خصائص أساسية يمكن تلخيصها فيما يلي:
أهداف ينبغي الوصول إليها علماً بأن السعي لتحقيق الأهداف هو المبرر الأساسي لوجود الإدارة.

ظروف داخلية (أي تتعلق بالمنظمة التي تشرف عليها الإدارة) ينبغي على الإدارة أن تعمل على تطويعها وتوجيهها بما يسمح بتحقيق الأهداف.

ظروف خارجية (أي تتعلق بالمجتمع أو المتغيرات العالمية) ينبغي التعرف عليها واستيعابها ورصد اثارها وانعكاساتها والتعامل معها بكفاءة أي تحجيم الآثار السلبية وتجسيم الآثار الإيجابية.

معلومات أساسية وهى أساس اتخاذ القرار السليم وبشرط أن تكون هذه المعلومات دقيقة وتفصيلية وحديثة.

موارد وإمكانيات متاحة (مادية وبشرية) ومدى استغلالها والاستفادة منها ومحاولة توظيفها واستثمارها بما يسمح بالحصول على أقصى إنتاجية منها.

تكنولوجيا سريعة التغيير والتطور في مختلف المجالات بما في ذلك المجال الإداري (وبصفة خاصة تكنولوجيا الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات) وضرورة ملاحقتها وانتقاء المناسب منها حتى يمكن تحقيق الأهداف بأقل تكلفة وأقل جهد وفي أسرع وقت وبأعلى مستوى من الأداء.

تلك هي الخصائص الستة الأساسية للإدارة وكيفية التعامل معها بحيث تصبح الإدارة مؤثرة وفعالة.

4 )وحول بعض التجارب التي قام بها خلال مناصب عمله سواء في القطاع العام أو الخاص قال:

التجربة الأولى: المتابعة:

نظراً لأن القائد الإداري غالباً ما يكون مثقلاً بالأعباء، فإن ما يتخذه من قرارات قد لا يتم تنفيذها حيث أن المستويات الأدنى من الإدارة تعلم ضخامة الأعباء التي تقع على كاهل القائد الإداري متخذ القرار، ومن ثم فإنه لن يتذكر ما اتخذه من قرارات. وحتى يمكن التغلب على هذه المشكلة قمت خلال فترة عملي كرئيس لمجلس الوزراء بإنشاء وحدة للمتابعة وعينت فيها مجموعة من الأفراد الأكفاء، وكانت المهمة الوحيدة لهذه الإدارة متابعة تنفيذ قرارات مجلس الوزراء واللجان الفرعية المنبثقة عنه وكذلك قرارات رئيس مجلس الوزراء، وقد دلت التجربة على نجاح هذه الإدارة نجاحاً باهراً بحيث لم يتأخر تنفيذ أي من القرارات المشار إليها.
5 ) التجربة الثانية: تحطيم الروتين:
6 ) التجربة الثالثة: المشاركة في الإدارة:
لا شك أن القائد الإداري في أي موقع مهما أوتي من علم وخبرة فإنه لن يستطيع وحده أن يكون مبتكراً ومجدداً، وبعبارة أخرى فإن التجديد والتطوير يحتاج إلى مشاركة من الآخرين سواء كانوا من داخل المنظمة التي تتعامل معها الإدارة أو من خارجها، وخلال فترة عملي كرئيس للوزراء طبقت فكرة المشاركة على مستوى جميع المواطنين، وكان الهدف الأساسي من ذلك إيجاد شعور لدى المواطنين بأنهم يشاركون بالفعل في الحكم ومن ثم يتوالد لديهم الشعور بالولاء والانتماء للوطن، كما أنني أعتقد أن من يعمل في أي موقع بما في ذلك من يعمل في أول السلم الإداري هو الأكثر قدرة على تطوير العمل في هذا الموقع.
ومن هذا المنطلق فقد أنشأت بنكاً في فبراير 86أطلقت عليه بنك الأفكار وأعلنت عنه في مختلف وسائل الإعلام وكانت استجابة المواطنين مذهلة حيث كان هذا البنك (الملحق بالأمانة العامة لمجلس الوزراء) يتلقى يومياً مئات الخطابات ومئات المكالمات التليفونية والفاكسات من المواطنين المخلصين الذين يقدمون الأفكار والاقتراحات البناءة وكان يتم بالفعل فحص الآراء والاقتراحات وتطبيق ما يثبت جدواه مع تقديم خطاب شكر للمواطن صاحب الرأي أو الاقتراح.
7 )التجربة الرابعة: حسن اختيار القيادات:
على الرغم من أن هذا المبدأ معروف في الإدارة إلا أنه للأسف الشديد غير مطبق في كثير من الحالات، وكنت وما زلت أعتقد دائماً بأن نجاح أي عمل إداري يتوقف أساساً على نجاح قائد العمل، وقد أتيحت لي الفرصة لتطبيق هذا المبدأ، وأذكر في هذا الصدد أن مذكرة قد عرضت عليّ عام 86عن إحدى شركات القطاع العام وتبين من هذه المذكرة أن سوء الإدارة هو السبب الوحيد وراء فشل الشركة وتحقيقها خسائر ضخمة ومتلاحقة عاماً بعد آخر.
وقد اتخذت قراراً فورياً بتغيير شخص واحد في هذه الشركة هو رئيس مجلس الإدارة حيث تولى إدارتها رجل يتميز بالعلم الغزير والتجربة العملية والأمانة والنزاهة والفكر المتجدد، وكانت النتيجة أن أصبحت هذه الشركة شركة ناجحة وبدأت في العام التالي مباشرة تحقق أرباحاً ومازلت أتابع أعمالها حتى اليوم التي تؤكد استهلاك الخسائر المتراكمة وتحقيق أرباح صافية ضخمة ومازال رئيس مجلس الإدارة الجديد في موقعه بل وتم تعيينه مفوضاً على شركة أخرى.
8 ) التجربة الخامسة: توفير المعلومات:
لا شك إن اتخاذ القرار السليم لا يمكن أن يتم إلا إذا توافرت مجموعة من المعلومات لمتخذ القرار، ومن الطبيعي أن تكون هذه المعلومات عن المنظمة ذاتها وكذلك معلومات عن المجتمع الذي تعمل فيه المنظمة إلى جانب معلومات عن المتغيرات العالمية التي يمكن أن تؤثر على إدارة هذه المنظمة، وهناك ثلاثة شروط يجب أن تتوفر في هذه المعلومات وهي:

الشرط الأول: أن تكون المعلومات دقيقة لأن المعلومات الخاطئة تؤدي إلى قرار خاطئ.

الشرط الثاني: أن تكون المعلومات تفصيلية لأن المعلومات القاصرة لا تساعد على اتخاذ القرار السليم.

الشرط الثالث: أن تكون المعلومات حديثة لأننا نعيش في عصر سريع التغيير والإيقاع ومن ثم فإن عدم تحديث المعلومات والبيانات يؤدي إلى اتخاذ قرارات لا تتمشى مع الواقع.
9 )مركزية الإدارة بمعنى تركيز سلطة اتخاذ القرار في يد القائد الإداري في المنظمة، وهذا يؤدي بطبيعة الحال إلى تأخير اتخاذ القرار حتى يصل من المستويات الأدنى إلى المستويات الأعلى ويؤدي كذلك إلى أن يفقد العاملون في المستويات الأدنى الثقة في أنفسهم.
لذلك أصبحت اللامركزية عنصرا أساسياً من عناصر الإدارة الحديثة. وخلال المناصب المختلفة التي تقلدتها طبقت هذا المبدأ حيث كنت منذ اليوم الأول لتولي أي منصب أستدعي المستشار القانوني وأطلب منه إعداد قرارات تفويض السلطات للمستويات الأدنى كلما كان ذلك ممكناً طبقاً لنص القانون، وقد أثبتت هذه التجربة نجاحاً كبيراً حيث كانت القرارات تصدر في زمن قياسي، وزادت ثقة العاملين في المستوى الأدنى في أنفسهم، أما الميزة الكبرى لهذا النظام فهي زيادة الوقت المتاح لمستويات الإدارة العليا للتفكير في السياسات والمسائل الهامة بدلاً من ضياع الوقت في توقيعات عديدة يمكن أن تتم في المستويات الأدنى.
10 )التجربة السابعة: سياسة الباب المفتوح:
هناك خطأ شائع عن سياسة الباب المفتوح حيث يعتبر الكثيرون أن هذه السياسة تعني ترك باب القائد الإداري مفتوحاً طوال الوقت لاستقبال العاملين والمتعاملين والاستماع إلى آرائهم وشكواهم. والواقع أن هذا المفهوم خاطئ لأن تطبيقه غير ممكن عملياً حيث يؤدي إلى ارتباك العمل، أما سياسة الباب المفتوح التي نقصدها فهي وجود صلة أو اتصال بطرق منظمة بين القائد الإداري من جهة والعاملين والمتعاملين مع المنظمة من جهة أخرى.
11 )التجربة الثامنة: أهمية التدريب:
من الأمور المؤسفة في الدول النامية بصفة عامة عدم الاهتمام بالتدريب، وحتى إذا وجدنا اهتماما في احدى المنظمات بالتدريب فإنه في أغلب الأحيان لا يكون فعالاً بسبب ضعف مستوى المدربين، أو ضعف البرامج التدريبية، أو عدم اقتناع المدربين بالتدريب وأهميته، أو عدم كفاية الاعتمادات المخصصة للتدريب.
ولست في حاجة إلى أن أؤكد أهمية التدريب للمستويات الإدارية المختلفة حتى يكونوا على علم بأحدث الأساليب الإدارية من جهة وحتى يتمكنوا من متابعة التطورات السريعة المتلاحقة سواء في المجتمع الذي تعمل فيه المنظمة أو المتغيرات العالمية. ومن هذا المنطلق - في جميع المناصب التي تقلدتها - كنت أولي التدريب أهمية كبيرة.
12 )التجربة التاسعة: ترشيد النفقات:
لا شك أن القائد الإداري في أي منظمة يحاول دائماً تعظيم نتائج أعمال المنظمة التي يرأسها، ولكن يلاحظ أنه في معظم الحالات يتم الالتجاء إلى الأساليب السهلة لتحقيق هذا الهدف الذي قد يحقق في الأجل القصير ولكنه لا يمكن أن يستمر في الأجل .

فالقائد الإداري في إحدى الشركات قد يلجأ إلى رفع أسعار المنتجات لزيادة الأرباح التي قد تتحقق في الأجل القصير، ولكنها ستختفي حتماً في الأجل بسبب المنافسة، أما القائد الإداري الناجح فهو الذي يلجأ إلى الحل السليم على الرغم من صعوبته ألا وهو ترشيد النفقات.


13)التجربة العاشرة: أهمية الحوافز:

خلق الله تعالى الإنسان كما خلق الجنة والنار، فإذا سار الإنسان على الصراط المستقيم، فانه ينعم بجنات النعيم، أما إذا حاد عن الصراط المستقيم، فإنه يتقلب في نار الجحيم.. ذلك هو النظام الإلهي للكون الذي وضعه المولى عز وجل بميزان دقيق، وإذا أمعنا النظر والفكر في هذا النظام فسنجد أنه نظام للحوافز الإيجابية والسلبية، فالجنة هى الحافز الإيجابي والنار للسلبي.
وقد علمتني التجارب أن أي نظام وضعي لا يمكن أن ينجح في تحقيق أهدافه ما لم يتضمن نظاماً دقيقاً للحوافز بأنواعها المختلفة، وتنقسم الحوافز إلى ستة أنواع تضمها ثلاث مجموعات: حوافز إيجابية وحوافز سلبية، حوافز جماعية وحوافز فردية، حوافز مادية وحوافز معنوية.

14)إن الإدارة أصبحت علماً له أصوله التي يتعين الإحاطة بها عن وعي وإدراك، فهي عملية فنية مركبة، ومهنة تحتاج إلى تأهيل خاص، فالإدارة لم تعد موهبة شخصية فقط، وإنما هى قدرات ومهارات يتم تأصيلها بالعلم والدراسة، ويتم صقلها بالتدريب الجاد، وتتم تنميتها بالثقافة الشاملة، كما أن الإدارة ليست مجرد نظم وقوانين، وإنما هى أيضاً عملية ترتبط بمجموعة من المبادىء والسلوكيات والمفاهيم الأخلاقية التي ينبغي تعميقها استناداً إلى القيم والتقاليد والعقائد والاتجاهات والمثل السائدة في المجتمع.
والإصلاح الإداري لا يعني مجرد استبدال أفراد بآخرين، أو إجراءات بغيرها، أو قانون بآخر، وإنما يستدعي الأمر قبل كل ذلك أن يكون هناك فكر إداري حديث وملائم، وكذلك قيادات إدارية تقتنع بهذا الفكر وتتمناه بل وتتحمس له، ومن ثم فإننا اليوم أكثر من أي وقت مضى في حاجة إلى وضع فلسفة ورؤية شاملة واضحة للإصلاح الإداري، تأخذ في اعتبارها الظروف السياسية والاقتصادية السائدة، ومتطلبات الإصلاح الاقتصادي، وتحسين وتطوير النظم الإدارية،
15 )وهكذا يمكن القول انه لا مجال للحديث عن أي إصلاح اقتصادي ما لم يواكبه بل يسبقه إصلاح إداري شامل.

هذه مقتطفات من المحاضرة حسب الاهمية كما رأيتها 0

والسلام عليكم0